こんにちは。ササキミサトです。

日々、会社の電話対応をされている方から
こんなご相談を受けました。

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「伝えなければならない説明が多い時」に
どう組み立て、
どのような順序で話を組み立てたら良いか
いつも迷ってます。
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例えば、
月末月初の契約延長とか、
契約更新時の確認事項とか、
必ず伝えなければならない事が
どの企業でもある事でしょう。

何を話そうとしているのかが分かりにくかったり
話の着地点を見失ってしまうこともあります。

対応者がモジモジしてなかなか進まないと、
お客様がイライラして、
途中で電話を終えられてしまうこともあります。

また、どのタイミングで伝えようかな？と
お客様の話に耳を傾けるがあまり、
言葉を挟む事に躊躇したり、
伝えられずに最後にバタバタと・・・
なんていう場面も多いです。

まずは、事前に一言断りを入れて
お客様の耳をお借りする
きっかけの言葉を伝えるのはいかがでしょうか？

例
「契約更新に関し、これから3つの事をお伺いします」
「今からお越しいただく時のご注意点をお伝えします」など

事前に伝えることを箇条書きして準備しておきましょう。

また、先にいくつ話をしたいか事前予告しておくと
聞き手はイメージして聞く耳を持ちやすいです。

大事な伝達事項だからこそ
話の順序を工夫すること。
ぜひチャレンジしてみてくださいね！