こんにちは。ササキミサトです。

皆さんは、仕事相手との連絡に
どのようなツールを使っていますか？

電話
メール
メッセンジャーなどを活用する
FAXを送る

などなど、様々な方法があります。

電話対応講座のとき、
このようなお話を伺いました。

「電話は相手の時間を奪うので、あまり自分からはかけないようにしています」
「電話よりメールの方が、相手が都合の良い時間に開くから、便利ですよね」

確かに、自分自身が集中してパソコンで資料を作っているとき
電話が鳴ったら手を止め、中断しなければならないですよね。

メールの場合、今すぐ読むのか、後から読むのか、
優先順位を受け取った側に決めてもらうメリットもあります。

ただ、どのツールを使うにしても、
一長一短はあります。

例えば、メールやメッセンジャーなどの
文字を打って相手に送る場合だと、
「記録を残すことができる」
「過去の履歴として読み返しやすい」
「データを添付し送ることができる」
メリットの反面、
・いつ開封されて、返信が届くか相手に委ねるため、返答の目処が立たない
・文字だと冷たく感じてしまう
・文章のニュアンスで、判断に迷う場合がある
ケースもあります。

電話もまた、
「すぐに相手と直接話せる」
反面、
「相手の表情が見えないから、会話が難しい・・・」
と感じるケースもあります。

私が考える判断基準としては、
すぐに返答が欲しい場合や、
きちんと確認したい内容があれば、
電話を選びます。

また、お互いまだ顔を合わせていない同士であれば、
一度声を互いが聞いておくことで、
親しみが出てきたり、
信頼関係を築く最初の一歩になるなと感じます。

特にお客様対応の場合は、
どのツールが良い・悪いではなく、
どれでもきちんと対応できるように準備することが
大切です。

企業として連絡先(住所・電話番号・メールアドレス）を
名刺やホームページなどで、お客様に示しているのであれば
どのタイミングで
どのツールから
問い合わせが来るかわからないのです。

なので、「どれが得意か・苦手か？」は
片隅にしまっておくことが大切です。

目の前にいるお客様でも、
文字や電話を介して接するお客様でも、
どちらの場合も「お客様と接すること」には変わりません。

どのツールでも、
いかに「相手」を感じながら接することが出来るかが大切ですね。

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