セミナーを開催するときに、
・開催日
・時間
・場所
・持ち物

などを書いて、お申込みされた方へメール送信される方が
ほとんどだと思います。

そこに、「もしキャンセルをされる場合」を書いてらっしゃいますでしょうか？

個別のやり取りで事足りると思うかもしれませんが、この一文があることで
「信頼・安全」を表すことが出来ます。
そして、きちんと仕事として行っていますという「責任」を持った行動にも繋がります。

一度作っておくと汎用性があり、都度最初から考えなくてもアレンジが利きます。

次のセミナー開催のときは、「キャンセルポリシー」を添えてみてはいかがでしょうか？
きっと主催としての意識も、変わってくると思います。