皆さんは電話対応のときは
メモに控えを取りながら
相手の話を聞いていますよね。

そのメモは、まっさらな何も書いていないものに
書き込んでいますか?

書き込む欄をあらかじめ用意しておく「フォーマット」を
準備しておくだけでも、電話対応が楽になります。
「確認し忘れた!」「聴き忘れちゃった!」ミスも防げます。

例えば・・・

・受けた日にち&時間

・電話の相手は誰なのか

・どんな要件なのか(〇で囲む)
– 注文  – 在庫確認  – 問い合わせ  – 登録内容の修正

・結果、どうなったのか(〇で囲む)
– 対応終了  – 折り返しのお電話  – おかけ直しいただく

・対応終了時刻

などなど、
皆さんが受ける頻度の多い対応の項目を
予め書き出してみましょう。

まっさらな紙にその都度書いていくと、
聴き漏れも発生しやすいですし、
書いていくうちに「あれ?これなんて書いているんだろう?」と
自分で書いた文字が解読不能・・・になることも防げます。

一度フォーマットを作ってしまえば、
それをみながら、書き込むのは別紙でもOKですし、
数枚コピーして直接フォーマットに書き込むのも良いですね。

より「焦らない対応」を目指して、
こうした事前準備をしておくことを、おススメいたします!

 

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