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札幌で電話対応・コミュニケーション研修・講師養成なら Vomy-C ササキミサト
2016-11-24

[2016.11.24] 電話を受けるとき、メモはどんなものが良いの?

皆さんは電話応対のときは
メモに控えを取りながら応対されていると思います。

そのメモは、まっさらな何も書いていないものに
書き込んでいますか?

 

 

書き込む欄をあらかじめ用意しておく「フォーマット」を

準備しておくだけでも、応対が楽になります。
「確認し忘れた!」「聴き忘れちゃった!」ミスも防げます。

例えば。

・受けた日にち&時間
・電話の相手は誰なのか
・どんな要件なのか(〇で囲む)
– 注文  – 在庫確認  – 問い合わせ  – 登録内容の修正
・結果、どうなったのか(〇で囲む)
– 応対終了  – 折り返しのお電話  – おかけ直しいただく
・応対終了時刻

などなど、
皆さんが受ける頻度の多い応対の項目を
予め書き出してみましょう。

まっさらな紙にその都度書いていくと、
聴き漏れも発生しやすいですし、
書いていくうちに「あれ?これなんて書いているんだろう?」と
自分で書いた文字が解読不能・・・になることも防げます。

一度フォーマットを作ってしまえば、
それをみながら、書き込むのは別紙でもOKですし、
数枚コピーして直接フォーマットに書き込むのも良いですね。

より「焦らない応対」を目指して、
こうした事前準備をしておくことを、おススメいたします!

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